Vendor & CWS Hygiene – Nederland

Gegevensbescherming is een vanzelfsprekendheid voor CWS Hygiene Nederland B.V. (hierna aangeduid met “CWS”, “Vendor”, “wij”, “ons” of “ons bedrijf”). Vendor is een merk van CWS. Wij zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens worden verwerkt op zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en verdere relevante (Europese) privacyregelgeving. In dit privacy statement informeren wij u welke persoonsgegevens wij verzamelen wanneer u gebruik maakt van onze diensten en voor welke doeleinden wij deze gebruiken.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking en hoe neemt u contact op met onze functionaris gegevensbescherming?

De verantwoordelijke organisatie voor de verwerking is:	U kunt contact opnemen met privacy coördinator
CWS Hygiene Nederland B.V. De Beverspijken 16 Postbus 2264, 5202 GC ‘S-HERTOGENBOSCH Telefoon: +31 73 6338 338 E-mail: info.nl@cws.com	CWS Hygiene Nederland B.V. E-Mail: dataprivacy.cwsnl@cws.com

2. Welke persoonsgegevens verwerkt CWS?

Wij verwerken persoonsgegevens die worden verstrekt in het kader van onze zakelijke relatie; om een zakelijke relatie met u te starten, bijvoorbeeld om u een aanbod te kunnen doen, en/of om onze overeenkomst met u uit te voeren.

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Namen, aanhef, titel, functie/positie en/of afdeling van contactpersoon;
• (Bedrijfs)adresgegevens;
• Contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres;
• Financiële gegevens: bankrekeningnummer, gegevens met betrekking tot facturatie en betalingen;
• Informatie over onze persoonlijke, telefonische en/of schriftelijke communicatie met u;
• Informatie over de uitvoering van onze overeenkomst met u.

3. Op basis van welke rechtsgronden en voor welke doeleinden en verwerkt CWS uw persoons-gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

1. omdat u daar zelf of ( a+) uitdrukkelijk en schriftelijk toestemming voor heeft gegeven;
2. omdat wij met u een overeenkomst gaan afsluiten of hebben afgesloten;
3. omdat wij een wettelijke verplichting hebben om de persoonsgegevens te verwerken; en/of
4. omdat het voor ons zelf belangrijk is dat wij uw persoonsgegevens verwerken (gerechtvaardigd belang van CWS).

Als wij persoonsgegevens verwerken omdat u daarvoor toestemming heeft gegeven dan kunt u deze te allen tijde intrekken. De verwerking van uw persoonsgegevens tot aan het intrekken van uw toestemming, blijft wel rechtmatig. Let wel, het intrekken van een toestemming (van een deelnemer) kan ervoor zorgen dat wij u onze diensten niet (volledig) kunnen leveren.

Als wij uw persoonsgegevens verwerken voor ons gerechtvaardigd belang, doen wij dat alleen waar dat nodig is voor een goede bedrijfsvoering.

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Om u te kunnen voorzien van de informatie waar u om hebt gevraagd (a, b);
• Om contact met u op te kunnen nemen voor of na een zakelijk contact (bijvoorbeeld na het achterlaten van uw visitekaartje (a, b, d);
• Om aanbiedingen of offertes voor onze diensten te kunnen doen en u op de hoogte te houden van ontwikkelingen bij CWS (d);
• Om onze diensten te leveren en contractuele verplichtingen na te leven (a, b);
• Om onze diensten te ontwikkelen en ze aan uw behoefte aan te passen (d);
• Om onze administratie bij te houden (c, d);
• Om onze bedrijfsvoering te ondersteunen met managementinformatie (d);
• Om eventuele klachten of onregelmatigheden te kunnen onderzoeken (d);
• Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (c);

Als u zelf een contractuele partner bent, bijvoorbeeld als werknemer van een van onze klanten of partners, wordt de verwerking voor dezelfde doeleinden uitgevoerd.

Verstrekt u bepaalde informatie niet, dan heeft dit mogelijk tot gevolg dat wij onze dienstverlening niet kunnen uitvoeren.

4. Hoe lang bewaart CWS uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doeleinden waarvoor ze werden verzameld te vervullen of om wettelijke verplichtingen na te komen.

Daarna zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen.

5. Met wie deelt CWS uw persoonsgegevens?

Wij delen uw persoonsgegevens alleen als dat noodzakelijk is, en wel met de volgende categorieën ontvangers:

• Partijen die betrokken zijn bij de overeenkomsten die wij met u hebben afgesloten, waaronder Dun & Bradstreet*;
• CWS groepsonderdelen;
• De Belastingdienst (alleen administratieve gegevens);
• Verwerkers die wij inschakelen;
• Externe adviseurs die wij inschakelen

Met bedrijven die uw persoonsgegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij voor zover noodzakelijk verwerkersovereenkomsten om te zorgen voor een vergelijkbaar of eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

*Dun & Bradstreet: Op grond van ons gerechtvaardigd belang controleren wij de kredietwaardigheid van onze (potentiële) klanten in verband met de totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten. Wij werken samen met Dun & Bradstreet, die op basis van de door ons verstrekte informatie een advies geven over de kredietwaardigheid van uw bedrijf. Hiervoor delen we uw naam, klantnummer en contactgegevens met Dun & Bradstreet. Er wordt hierbij geen gebruik gemaakt van automatische besluitvorming.

Meer informatie over gegevensverwerking bij Dun & Bradstreet is beschikbaar op: https://www.dnb-nederland.nl.

6. Draagt CWS uw persoonsgegevens over naar andere landen?

In beginsel dragen wij uw persoonsgegevens niet over aan ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Als wij toch persoonsgegevens moeten delen met ontvangers buiten de EER, informeren wij u daarover. Wij zorgen dan voor afspraken met die ontvangers die voldoen aan de eisen die de AVG stelt.

Ten aanzien van de overdracht van persoonsgegevens naar de Verenigde Staten, benadrukken wij hierbij dat we bekend zijn met de uitspraak van het Hof van Justitie van de EU van 16 juli 2020, met implicaties voor de overdracht van persoonsgegevens naar de Verenigde Staten. Momenteel onderzoeken wij hoe wij dit het beste kunnen ondervangen. Wanneer wij een passende oplossing hebben gevonden, zullen we u daarover informeren via deze privacyverklaring.

7. Hoe beveiligt CWS uw persoonsgegevens?

Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens tegen te gaan. Zo hebben wij onder meer toegangscontroles doorgevoerd, gebruiken wij passende systeem- en netwerkbeveiligingsmaatregelen zoals firewalls, encryptie en patches, beschermen wij draagbare apparaten met passende wachtwoorden en zijn al onze medewerkers verplicht uw persoonsgegevens als vertrouwelijk te behandelen.

Indien u de indruk heeft dat uw persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn, of er aanwijzingen zijn van misbruik of u andere vragen heeft, neem dan contact op aan de hand van de contactgegevens die bovenaan deze verklaring zijn weergegeven.

8. Maakt CWS gebruik van cookies?

Wij maken op onze website en binnen ons online klantportaal gebruik van cookies. Dit zijn kleine tekstbestandjes die uw computer of mobiele apparaat opslaat wanneer u onze website bezoekt. Wij gebruiken deze om ervoor te zorgen dat onze website correct functioneert en verzamelen hiermee statistieken over het gebruik van onze website. Op deze manier kunnen wij onze website blijven verbeteren en u bij een volgend bezoek nog beter van dienst zijn.

Daarnaast hanteren wij Google Analytics om het gebruik van onze website te analyseren en optimaliseren. Met behulp van de verkregen statistieken kunnen we ons aanbod verbeteren en interessanter maken voor u als gebruiker. Door het IP-adres te anonimiseren wordt voldoende rekening gehouden met het belang van u als gebruiker bij de bescherming van uw persoonsgegevens.

Meer informatie over hoe wij omgaan met cookies vindt u hier.

9. Welke rechten heeft u ten aanzien van uw persoonsgegevens?

· Recht op inzage

U heeft het recht om ons te vragen naar de persoonsgegevens die wij over u hebben.

· Recht op verbetering

U heeft u het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te corrigeren indien (u meent dat) deze niet juist of actueel zijn.

· Recht van bezwaar

U heeft het recht om ons te vragen om te stoppen met de verwerking van uw persoonsgegevens. Let er wel op dat dit tot gevolg kan hebben dat de dienstverlening wordt beëindigd.

· Recht op het beperken van de bewerking

U kunt ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld wanneer we de juistheid van uw persoonsgegevens controleren.

· Recht op vergetelheid of verwijdering

U heeft het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te vernietigen. Indien wij wettelijk verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens te blijven bewaren, of wanneer een vernietiging vanuit een technisch oogpunt redelijkerwijs niet mogelijk is, kunnen wij echter niet aan uw verzoek voldoen.

· Recht op intrekking van verleende toestemming

Bij verwerkingen van persoonsgegevens die gebaseerd zijn op uw toestemming, kunt u die toestemming intrekken.

Als u contact opneemt om uw rechten uit te oefenen dan antwoorden wij binnen één (1) maand. In bijzondere omstandigheden kan dit langer duren (tot maximaal drie (3) maanden), maar dan laten wij u binnen één (1) maand weten hoe dit komt.

Wij verzoeken u steeds duidelijk aan te geven welk recht u precies wilt uitoefenen en op welke manier u daarop een reactie van ons wenst te ontvangen. Houd er wel rekening mee dat we in bepaalde gevallen meer informatie nodig hebben, zoals bijvoorbeeld een kopie van uw identiteitsbewijs. Ter bescherming van de persoonsgegevens willen we er namelijk zeker van zijn dat we de juiste persoon helpen.

10. Waar kunt u terecht met vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens?

In geval van klachten, vragen of problemen met de manier waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken, kunt u contact met ons opnemen aan de hand van de contactgegevens die bovenaan deze privacyverklaring zijn opgenomen.

Ook heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wordt deze privacyverklaring gewijzigd?

Deze privacyverklaring kan om uiteenlopende redenen gewijzigd of aangevuld worden. Voor de meest recente versie kunt u contact met ons opnemen via info.nl@cws.com.

Deze versie is vastgesteld in juli 2021.